Fluidifiez votre relation propriétaire / preneur à bail

et|icon_calendar|

7 Avr, 2021

La bonne connaissance des contrats et obligations mutuelles qui régissent les interactions entre propriétaires et preneurs à bail, conditionnent souvent la relation entre ces deux parties prenantes. Quels sont les points sensibles sur lesquels chaque partie doit rester attentive de manière à entretenir un positionnement sain et productif avec l’autre ?

La relation entre le preneur à bail et le propriétaire s’articule autour de l’objet immobilier mis à disposition moyennant un loyer. L’enjeu est donc de s’assurer que celui-ci soit performant et réponde aux attentes des deux parties prenantes. Il est primordial en amont de la prise à bail, d’établir un référentiel objectif du niveau de service ciblé et du loyer associé. L’établissement de ce référentiel objectif est rendu complexe par le décalage entre les différents cycles inhérents à l’exploitation du patrimoine :

  • Cycle des usages : D’environ 10 ans, il correspond aux évolutions des standards d’accueil et d’offre de services en termes d’usage dans un bâtiment (exemple pour une activité bureau : bureaux individuels / Open Space / Flex Office). Il est impératif de prendre en compte cette évolutivité rapide, de manière à concevoir des bâtiments modulables et adaptables à des standards en perpétuelle évolution.
  • Cycle des contrats : 3/6/9 ans pour des baux commerciaux classiques, durée supérieure à 12 ans pour des baux notariés.
  • Cycle technique des actifs : Environ 40 ans à l’échelle de l’ensemble d’un bâtiment, avec une hétérogénéité importante à l’échelle des catégories techniques (10 à 15 ans pour les systèmes techniques, 20 à 40 ans pour l’enveloppe extérieure, plus de 60 ans pour la structure et les infrastructures).
  • Cycle de la gouvernance et du projet stratégique des organisations : Variable selon les types d’organisations.

L’alignement parfait de ces cycles est complexe, ce qui peut engendrer des retards d’investissements. En résulte une valeur d’usage dégradée pour le preneur à bail, et un actif déprécié pour le propriétaire. Il est donc impératif que le contrat liant le propriétaire et le preneur à bail dispose d’un référentiel clair et détaillé sur la clé de répartition des besoins en travaux et des responsabilités à assumer par chaque partie, notamment sur le plan juridique en cas de litige. À titre d’exemple, si un bail prévoit que le preneur soit responsable de la maintenance des équipements, il est important de bien définir et spécifier le périmètre compris dans la « maintenance des équipements ».

La mise au point d’un tel référentiel permet également d’identifier les opportunités conjointes de travaux de manière à pouvoir maintenir une valeur d’usage maximale, et de minimiser l’impact de ces derniers sur l’exploitation de l’actif.

Les conseils pour les propriétaires :

Il est fondamental pour les propriétaires de se doter d’une vision claire et objective sur le niveau de performance (technique, règlementaire, fonctionnel, financier) des actifs qu’ils mettront à disposition des preneurs à bail. Cela passe par un état des lieux global et une connaissance fine des sujets règlementaires / certification assurances en vigueur (ICPE :  risques environnementaux, APSAD : sécurité incendie, accessibilité des sites, code du travail…). Cette vision exhaustive et objective permettra au propriétaire de fournir au preneur à bail une ressource immobilière adaptée à l’activité envisagée. Elle peut également permettre au propriétaire d’identifier les besoins en travaux potentiellement couverts par une garantie décennale du constructeur / fournisseur.

Concernant le volet exploitation des actifs, si les baux liants les deux parties prévoient de confier la responsabilité de l’exploitation / maintenance du bâtiment au preneur à bail, il peut être intéressant de formaliser un « kit » preneur à bail concernant la maintenance des différents équipements dont il a la charge. Il est dans l’intérêt du propriétaire de guider le preneur à bail et de lui fournir tous les outils pour mener à bien l’ensemble des opérations d’entretien / maintenance dont il est responsable, et ainsi ne pas voir les actifs immobiliers se dégrader. Des indicateurs de performance peuvent être mis au point et des cibles définies au moment de l’état des lieux d’entrée, et monitorés pendant toute la durée du bail.

Il est peut-être bénéfique de mettre à disposition du preneur à bail une plateforme de gestion commune des documents, permettant à ce dernier de piloter ses contrats de maintenance tout en offrant au propriétaire la visibilité sur le respect des clauses contractuelles relatives à ces enjeux de maintenance.

Les conseils pour les preneurs à bail :

Il est important pour les preneurs à bail de formaliser en amont un cahier des charges technique (pouvant inclure un volet performance énergétique des bâtiments) et fonctionnel sur la performance souhaitée pour les actifs qu’il exploitera. Ce type d’approche permet de disposer d’un référentiel sur les besoins des preneurs à bail, et d’évaluer l’adéquation de la proposition des propriétaires. Les écarts mesurés permettront d’affiner les négociations quant aux loyers qui seront versés, ou de travaux d’ajustement en amont de la signature du bail, à la charge des propriétaires.

Lors de la phase d’exploitation, il est important pour le preneur à bail de se questionner sur la performance fonctionnelle des actifs loués, des niveaux d’investissements consentis par le propriétaire et des prix des loyers locaux. Cette réflexion sera autant de leviers de négociation lors des périodes de révision des baux.

Impliquer un tiers de confiance :

Pour formaliser cette vision objective et partagée par toutes les parties prenantes, il est préconisé de faire appel à un tiers de confiance. Son rôle sera de préserver les intérêts des deux parties en formalisant un état des lieux factuel et objectif.

Lors de ses différents mandats, tbmaestro intervient comme tiers de confiance, permettant ainsi d’objectiver le dialogue entre les différentes parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes à l’organisation auditée. Notre approche normalisée et nos indicateurs de performance simples et objectifs vous permettront de fluidifier vos relations propriétaire / preneur à bail.


Mots clefs : Bail commercial, Propriétaire, Preneur à bail, Tiers de confiance, Patrimoine Immobilier, Relation contractuelle, maintenance.

Date de l’article : 07/04/2021

Rédacteurs : Camille ZYLBERYNG

Sources :

Contrat bail commercial – 12 août 2020 : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23927#

Le bail commercial – 13 janvier 2021 : https://www.notaires.fr/fr/entreprise/gestion/le-bail-commercial

Location immobilière : le bail notarié, un gage de sécurité – 24 juillet 2014 : https://paris.notaires.fr/fr/actualites/location-immobiliere-le-bail-notarie-un-gage-de-securite#

Vous souhaitez optimiser la gestion de vos actifs ?

 

Découvrez nos offres adaptées à vos besoins :

 

  • Audit technique et PDMA
  • Schéma et plan directeur immobilier
  • Plan plurianuel d’investissement
  • Fiabilité et maintenance
  • Conseil en organisation

Nos dernières actualités

EPCI : quels sont leurs rôles et compétences ?

EPCI : quels sont leurs rôles et compétences ?

Si les communes, les départements, les régions et l’Etat sont bien identifiés dans le champ collectif, les EPCI restent des établissements publics moins facilement appréhendés. Petit tour d’horizon afin d’améliorer la connaissance de ces organisations aux rôles spécifiques et aux compétences singulières.

Lire plus
Share This