Le Sourcing permet de préparer en amont la passation de marchés publics ou privés. Le recours à cette pratique est assez récent pour les acheteurs publics alors qu’il est largement démocratisé dans le secteur privé. En effet, c’est une étape clé du processus d’achat.
« Le sourcing rend l’achat public plus performant et réduit le risque de litige », explique Olivier Giannoni, enseignant à l’université Panthéon-Assas et directeur juridique de l’UGAP (Union des groupements d’achats publics).
Qu’est-ce que le sourcing ?
Le sourcing, ou « sourçage » en français, est une pratique qui permet aux acheteurs de solliciter les entreprises en amont de la passation de marchés. L’objectif du sourcing est de mieux connaître l’offre disponible afin d’affiner ses besoins et ainsi d’éviter les procédures infructueuses ou insatisfaisantes. En effet, la rédaction d’un cahier des charges qui ne répond pas, ou seulement en partie, aux capacités des entreprises, entraîne le risque de voir la consultation ne pas trouver de réponse adaptée aux besoins de l’acheteur et/ou avec un écart financier important par rapport à l’estimation du marché. Cette pratique permet également d’avoir une meilleure connaissance de la concurrence sur un secteur donné. Le sourcing s’arrête avant que la procédure de passation du marché ne soit lancée. Ce n’est qu’avec la directive européenne et sa transposition dans le décret d’avril 2016 venant réformer la réglementation des marchés publics, que la pratique du sourcing dans les administrations publiques a été consacrée. Dans le même temps, la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) des ministères économiques et financiers a favorisé la démarche de sourcing à travers la diffusion de deux guides (« guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics» et « guide pratique de l’achat public innovant »).
Qui fait du sourcing ?
Aujourd’hui, on constate que les structures qui pratiquent régulièrement le sourcing sont celles où la fonction achat est professionnalisée et dispose de ressources humaines suffisantes. Cependant, la tendance vient à se généraliser à l’ensemble des acteurs publics et privés car ils ont tous à gagner avec cette pratique pour rendre leur processus d’achat plus performant (adaptation et cohérence avec l’offre du marché).
Comment la mettre en œuvre efficacement ?
Le sourcing étant une pratique relativement nouvelle, le cadre légal est relativement souple. Il n’y a pas de documents officiels à utiliser pour le sourcing. Cependant, il est préférable de respecter une méthodologie. Les acheteurs peuvent pour cela se référer par exemple au Guide de l’achat public réalisé par la Direction des achats de l’État qui préconise entre autres de s’assurer de la présence de l’acheteur, du prescripteur et du fournisseur dans les rencontres de sourcing et de garder une trace écrite des échanges sous la forme d’un compte-rendu.
Les règles de la commande publique sont étroitement définies par trois grands principes, à savoir la liberté d’accès, la transparence et l’égalité de traitement entre les candidats. Le secteur privé adopte globalement ces mêmes principes. Les acheteurs s’interrogent continûment sur la manière de remplir leurs objectifs, contribuer au développement économique local, protéger l’environnement, lutter contre les inégalités, etc. Tout en s’inscrivant dans le cadre fixé. Acheter dans l’intérêt de la collectivité ou d’un acteur privé, c’est donner un sens économique à l’utilisation des dispositifs juridiques existants. Cela implique de bien identifier ses besoins et les fournisseurs adéquats, de structurer la fonction achat, de réfléchir à sa stratégie. Faire ou faire faire ? Quel montage juridique est le plus adapté à chacun des besoins recensés ? Puis d’élaborer son plan de négociation, et de piloter la relation à son fournisseur.
Il est conseillé aux acheteurs de débuter le sourcing environ un an avant la date prévisionnelle de lancement de la procédure de mise en concurrence et d’y mettre fin un mois avant la publication effective des documents sur le profil acheteur.
Un bon sourcing permet aussi de gagner du temps sur l’exécution du contrat tout en réduisant le risque de litige. En repérant les candidats potentiels, il permet aussi d’adapter le choix de la procédure : s’il n’y a qu’un seul fournisseur susceptible de répondre aux besoins, comme lorsqu’il existe des brevets sur de nouvelles technologies, il n’est pas utile d’envisager une mise en concurrence. En définitive, le sourcing rend le processus d’achat plus performant.
Voici les différentes possibilités qui s’offrent aux acheteurs pour « tester le marché fournisseurs » et ainsi mieux définir leurs besoins :
- Des appels à compétences/projets.
- Une veille du secteur d’activité : au travers des recherches Internet, de lecture de revues professionnelles, de retours d’expériences d’autres acheteurs (benchmarking).
- Une participation à des salons professionnels, via les rencontres professionnelles.
- Des questionnaires, demandes d’informations envoyés aux fournisseurs potentiels.
- Des entretiens « face à face » ou téléphoniques avec des fournisseurs et prestataires.
- Des plateformes numériques permettant d’identifier des fournisseurs et de mettre en relation acheteurs et entreprises.
Concernant ce dernier biais, depuis la parution du décret de 2016, certains éditeurs de solutions logicielles, dans le mouvement de la dématérialisation de la commande publique et de l’Open Data se sont mis à proposer des solutions de sourcing et de mise en relation avec les fournisseurs des acheteurs publics. Ces plateformes de mise en relation deviendront certainement à terme incontournables en faisant gagner du temps à l’acheteur pour identifier et évaluer les différents partenaires potentiels en fonction de ses besoins. Aujourd’hui, ces plateformes ne sont pas suffisamment alimentées pour proposer tout le panel des fournisseurs et services disponibles sur le marché et ne peuvent donc pas se substituer entièrement aux autres biais de recherche.
Quels sont les bénéfices du Sourcing ?
Pour l’acheteur, les bénéfices sont nombreux. En plus de permettre d’acquérir une connaissance précise du marché, des opérateurs économiques et des solutions qu’ils proposent, le sourcing permet également d’affiner la définition de leurs besoins pour construire leur consultation.
Concernant l’entreprise, le sourcing permet non seulement de se faire connaître auprès de l’acheteur mais également d’obtenir de la visibilité sur les consultations en cours de réflexion chez les maîtres d’ouvrage. Le sourcing est donc une démarche proactive permettant d’éviter les rapports de force défavorable à l’acheteur ou aux fournisseurs. C’est une pratique gagnant-gagnant.
« Il faut toujours garder à l’esprit (…) les trois grands principes de la commande publique [équité, transparence, liberté d’accès] et conduire les actions à l’aune de ces trois grands principes » Alain Vergne -Directeur adjoint des achats – Bordeaux Métropole
Quels sont les écueils dont il faut se prémunir dans le cadre du Sourcing ?
À partir du moment où l’acheteur s’astreint à suivre une chartre de déontologie reprenant les règles et bonnes pratiques, il n’y a que des avantages à pratiquer le sourcing.
L’acheteur peut, par exemple, définir que pour chaque sourcing, le panel des sociétés sollicitées est équilibré et pertinent au regard de l’achat envisagé en rencontrant autant de PME, d’ETI que de grands groupes. Enfin, égalité de traitement, transparence et traçabilité de l’information sont les clés de la bonne gestion du sourcing et de la prévention du contentieux.
« La professionnalisation des acheteurs est le maître-mot pour transformer les appréhensions légitimes (…) pour que ça ne bloque pas une pratique qui présente des opportunités et des potentiels de gains qui sont absolument colossaux » Romain Tournereau -Responsable service coordination Achats – Brest Métropole
© visual generation inc. Sourcing, outil de stratégie achats
Conclusion :
La connaissance du marché fournisseurs via le Sourcing apparaît donc comme essentielle pour permettre de mieux définir le besoin et d’adapter en conséquence les stratégies achats. C’est également une démarche de veille pour découvrir des produits ou services innovants, au service de la performance. La connaissance du marché de fournisseurs et des solutions proposées permet en effet d’améliorer l’efficacité des procédures d’achat, tout en diminuant les risques de procédures infructueuses. L’équipe tbmaestro répond toujours présente aux sollicitations des acheteurs publics et privés dans le cadre de leur sourcing et les encourage à venir à la rencontre des acteurs du marché de l’asset management en plein essor afin d’affiner leurs besoins en amont de la préparation de leur consultation.
Mots clefs : sourcing, études de marchés, définition des besoins, stratégie d’achat, démarche pro-active.
Date de l’article : 21/04/2021
Rédacteur : Claire DUCLOS
Sources :
- https://www.cfc.fr/achats-publics/sourcing-etudes-de-marches-fournisseurs-pourquoi-ces-pratiques-vont-se-developper.html
- https://www.ugap.fr/reussir-son-sourcing-deux-collectivites-temoignent_4520925.html
- Stratégie et techniques de l’achat public, Collection : Les Indispensables, Auteur : Olivier Giannoni
